Question to say "I can!"

你玩Word,還是被Word給玩了?

2017-02-16

使用Word十大雷人做法

WORD軟件是我們辦公最常用的軟件之一,因為操作太簡單,大家都覺得不用培訓,但筆者認為,做為職場專業人士,要想提高辦公效率,還是有必要認真學習一下。不然,大量重復的操作,平白浪費寶貴的時間不說,還讓別人看笑話。

下面列舉初學者使用WORD的十大雷人做法,這些不規范的操作勞神又傷身,吃力不討好。

你不是在玩WORD,是被WORD給玩了。

TOP1????用抹黑來拖動選擇

WORD排版中,一般要求“先選擇,再操作”,也就是說如果我們需要對文章進行各種操作,首先必須先選擇。

初學者打開一篇上百頁的長文章,需要對文章進行全部選擇時往往手忙腳亂,通常都是將光標放在文章最上方,然后拖動鼠標滾到末尾處,一直滾呀,滾呀……,鼠標和牙齒都在格格作響。

正確的操作是如果選擇全文,CTRL+A即可,如果需要選擇當前到文章末尾處,只需要按CTRL+SHIFT+END。

TOP2????拖動滾動條進行跳轉

在給文章做目錄的時候,通常需要將光標放在文章的最上方,初學者要么一直按方向箭,或是拖動滾動條到最上方。

正確的操作是CTRL+HOME,如果需要跳轉到固定的頁數,可以按CTRL+G,快速定位到相應的頁碼。

TOP3????用空格調整字間距

標題如果間距太小,需要調整的時候,初學者往往在每個字之間一個一個按空格。正確的做法是,CTRL+D,調出設置字體的對話框,在高級中,選擇間距,在間距中設置距離。

TOP4????用Tab鍵進行首行縮進

文章中如果每一段落均要首行縮進,不少人的做法是連續按四個空格,或在每一段之前按TAB,這樣需要重復很多次。

正確的做法是文章輸入完成之后,選擇整篇文章,一次性設置好。

點擊開始選項卡,然后在段落組中,右下角有個指向右下角的小圖標,點擊,在出現的段落對話框中,在縮進欄中,找到特殊格式下拉列表中,選擇首行縮進。

TOP5????用回車換行或分頁

比如標題需要和正文離開一些距離,很多初學者習慣性的敲一下回車,但這樣調出來的間距總不是很理想。

正確的做法是點擊開始選項卡,然后在段落組中,右下角有個指向右下角的小圖標,點擊,在出現的段落對話框中,設置段前段后的距離。

如果寫論文要重新開始新的一頁,很多初學者總是不斷的按回車,直到出現第二頁。快速的操作是CTRL+回車。

TOP6????特殊對齊用表格

如果有幾行的文字需要在頁中5厘米居中對齊,初學者可能用空格,或是用表格進行對齊,然后將表格隱藏邊框,這種做法非常不可取。

正確的做法是用制表位,選擇需要對齊的文本,點擊【開始】選項卡,然后在段落組中,右下角有個指向右下角的小圖標,點擊,在出現的段落對話框中,點擊左下角制表位。制表位位置輸入5厘米,對齊方式選擇居中,點擊設置,再點擊確定,在需要對齊的每行文字左邊逐一按Tab鍵。

TOP7????一個個刪除而不用替換

如果文章中出現大量空格,初學者往往一個個手動刪除,這樣很浪費時間。

正確的做法是用CTRL+H進行替換,在出現的對話框中,“查找內容”框中輸入空格,“替換為”框中:什么都不輸入,也就是將空格替換成無,這樣就可以刪除。

TOP8????大量復制進行標題行重復

如果有跨頁的表格,需要每一頁均有標題,初學者的做法是復制第一頁的標題,然后不斷在每一頁的首行進行粘貼。

正確的做法是選擇表格中的首行,然后在出現的表格工具中,點擊【布局】選項卡,在數據組中,點擊【重復標題行】。

TOP9????手動清除格式

打開一篇文章,里面有各種各樣的格式,如果想全部清除進行重新排版,初學者往往選擇全文,然后手動改為常規文字,也有人會另存為txt文件,再復制粘貼回來,以為這樣就是最快的捷徑。

正確的做法CTRL+A全選,然后【開始】選項卡,然后點擊清除格式。

TOP10????格式刷更改格式

文章中需要大量相同的格式,或者格式設好需要批量修改格式,初學者往往是用格式刷刷一遍又一遍,喜刷刷,喜刷刷,不知不覺中成就了“白齡油漆工”。

這里比較方便的辦法是使用樣式。樣式為格式的集合,快捷鍵CTRL+SHIFT+ALT+S,在這里預先設置樣式,然后選擇文字應用樣式。

好處在于以后需要進行修改格式,再也不用一個個去選擇文本,只需修改樣式,則應用過該樣式的文字將一次性更改了格式。

作者:admin | Categories:辦公能手 | Tags:

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