Question to say "I can!"

操作Excel應具備的習慣

2014-02-17

成功緣于良好的習慣,這句話同樣適用于Excel應用,良好的操作習慣將使你事半功倍、不走彎路、直達目的;而不好的操作習慣將極大地降低你的工作效率,讓你重復勞動,效率極低。下面是使用Excel應具備的一些基本習慣:

一、使用同一名稱來表述同一對象,而不要混雜使用簡寫、別稱,以便使用函數查找、引用。同理,公司不同部門間對同一對象亦應統一名稱或編碼,以利數據的傳遞、引用。

二、不在字符串內、前后插入空格來排版,盡量使用對齊、縮進等功能,以便使用函數查找、引用。如果你使用過Vlookup等函數你就可體會到以上二條習慣的必要性。

三、在要使用公式的單元格,盡量不使用合并單元格功能,以便填充公式、排序、篩選等。
【提示】:當僅合并同一行的單元格時可使用跨列居中功能來替代合并居中功能。

四、排版時請使用頂端標題行、標題列功能,而不必笨拙、野蠻地每隔N行強制性插入標題行、標題列。

五、排版時僅選定要排版的單元格區域,而不是選定整行或整列來設定格式,且盡量在要完工前再進行排版工作,以免重復勞動。

六、數字及文本的對齊方式請使用Excel默認的格式,即數字靠右對齊、文本靠左對齊;數字使用千位分隔符。

七、表間互相取數時請使用公式引用數據所在單元格,以便數據更改時同步更新。

八、數據在要進行乘除等運算時,要養成使用ROUND函數的習慣,以免出現四舍五入的誤差。

九、在計算結果可能出現#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等錯誤,而其它單元格又需對此單元格進行運算時,要養成聯用IF和ISERROR等函數來消除錯誤值的意識。

十、使用輔助列、輔助行來搭橋,化復雜為簡單

十一、使用拆分窗口或凍結窗格功能,免除為看到標題行而大量滾屏,以提高工作效率。

十二、工作簿內工作表較多時,使用工作表標簽的快捷菜單,快速選取工作表。
【提示】:通過用鼠標右鍵單擊標簽滾動按鈕,顯示快捷菜單。

十三、在同一工作簿的不同工作表的相同單元格輸入相同的數據或設置相同的格式,請使用組合工作表功能,以提高效率

十四、要對工作表進行臨時性排序時,養成添加序號列的習慣,以便恢復原來的順序。

十五、當工作表要提交他人(多人)填寫時,養成保護工作表、鎖定單元格以及對特定單元格設定數據有效性的習慣,以避免他人的錯誤操作影響報表的匯總。

十六、操作時盡量使用快捷鍵,提高工作效率。

十七、養成使用狀態欄進行臨時性的求和、計數、求平均值的習慣。

十八、遇到問題到Excel幫助找答案,因為Excel現有的功能可以滿足你80%以上的需求,Excel幫助對所有的功能進行了詳細地講解;看了幫助還解決不了的問題使用百度或Google搜索答案;搜不到答案再到club.excelhome.net或www.officefans.net發貼求助。

作者:admin | Categories:軟件使用 | Tags:

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