Question to say "I can!"

Excel高級使用技巧

2012-08-16

如果你想看視頻,那么這里有個專輯,你可好好學一下:http://www.youku.com/playlist_show/id_2418124
喜歡文字的往下看。

1.編輯技巧
2.單元格內容的合并
3.條件顯示
4.自定義格式
5.繪制函數圖象
6.自定義函數
7.矩陣計算
8.自動切換輸入法
9.批量刪除空行
10.如何避免錯誤信息
11.宏的使用
12.圖標的應用技巧

1、編輯技巧

1 編輯技巧

(1) 分數的輸入

如果直接輸入“1/5”,系統會將其變為“1月5日”,解決辦法是:先輸入“0”,然后輸入空格,再輸入分數“1/5”。

(2) 序列“001”的輸入

如果直接輸入“001”,系統會自動判斷001為數據1,解決辦法是:首先輸入“'”(西文單引號),然后輸入“001”。

(3) 日期的輸入

如果要輸入“4月5日”,直接輸入“4/5”,再敲回車就行了。如果要輸入當前日期,按一下“Ctrl+;”鍵。

(4) 填充條紋

如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋,可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內填入“*”或“~”等符號,然后單擊此單元格,向右拖動鼠標,選中橫向若干單元格,單擊“格式”菜單,選中“單元格”命令,在彈出的“單元格格式”菜單中,選擇“對齊”選項卡,在水平對齊下拉列表中選擇“填充”,單擊“確定”按鈕(如圖1)。
圖1

(5) 多張工作表中輸入相同的內容

幾個工作表中同一位置填入同一數據時,可以選中一張工作表,然后按住Ctrl鍵,再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內容的多個工作表,接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數據,此時這些數據會自動出現在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后,再次按下鍵盤上的Ctrl鍵,然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表,解除這些工作表的聯系,否則在一張表單中輸入的數據會接著出現在選中的其它工作表內。

(6) 不連續單元格填充同一數據

選中一個單元格,按住Ctrl鍵,用鼠標單擊其他單元格,就將這些單元格全部都選中了。在編輯區中輸入數據,然后按住Ctrl鍵,同時敲一下回車,在所有選中的單元格中都出現了這一數據。

(7) 在單元格中顯示公式

如果工作表中的數據多數是由公式生成的,想要快速知道每個單元格中的公式形式,以便編輯修改,可以這樣做:用鼠標左鍵單擊“工具”菜單,選取“選項”命令,出現“選項”對話框,單擊“視圖”選項卡,接著設置“窗口選項”欄下的“公式”項有效,單擊“確定”按鈕(如圖2)。這時每個單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復公式計算結果的顯示,就再設置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。
圖2

(8) 利用Ctrl+*選取文本

如果一個工作表中有很多數據表格時,可以通過選定表格中某個單元格,然后按下Ctrl+*鍵可選定整個表格。Ctrl+*選定的區域為:根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數據單元格的最大區域。這樣我們可以方便準確地選取數據表格,并能有效避免使用拖動鼠標方法選取較大單元格區域時屏幕的亂滾現象。
(9) 快速清除單元格的內容

如果要刪除內容的單元格中的內容和它的格式和批注,就不能簡單地應用選定該單元格,然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格范圍;單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令,這些單元格就恢復了本來面目。

2、單元格內容的合并
http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1302.htm
根據需要,有時想把B列與C列的內容進行合并,如果行數較少,可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作,但如果有幾萬行,就不能這樣辦了。

解決辦法是:在C行后插入一個空列(如果D列沒有內容,就直接在D列操作),在D1中輸入“=B1&C1”,D1列的內容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格,用鼠標指向單元格右下角的小方塊“■”,當光標變成"+"后,按住鼠標拖動光標向下拖到要合并的結尾行處,就完成了B列和C列的合并。這時先不要忙著把B列和C列刪除,先要把D列的結果復制一下,再用“選擇性粘貼”命令,將數據粘貼到一個空列上。這時再刪掉B、C、D列的數據。

下面是一個“&”實際應用的例子。用AutoCAD繪圖時,有人喜歡在EXCEL中存儲坐標點,在繪制曲線時調用這些參數。存放數據格式為“x,y”的形式,首先在Excel中輸入坐標值,將x坐標值放入A列,y坐標值放入到B列,然后利用“&”將A列和B列合并成C列,在C1中輸入:=A1&","&B1,此時C1中的數據形式就符合要求了,再用鼠標向下拖動C1單元格,完成對A列和B列的所有內容的合并(如圖3-4)。

合并不同單元格的內容,還有一種方法是利用CONCATENATE函數,此函數的作用是將若干文字串合并到一個字串中,具體操作為“=CONCATENATE(B1,C1)”。比如,假設在某一河流生態調查工作表中,B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”,B7包含總數45,那么:輸入“=CONCATENATE("本次河流生態調查結果:",B2,"",B3,"為",B7,"條/公里。")” 計算結果為:本次河流生態調查結果:河鱒魚物種為45條/公里。
圖3                   圖4

3、條件顯示

我們知道,利用If函數,可以實現按照條件顯示。一個常用的例子,就是教師在統計學生成績時,希望輸入60以下的分數時,能顯示為“不及格”;輸入60以上的分數時,顯示為“及格"。這樣的效果,利用IF函數可以很方便地實現。假設成績在A2單元格中,判斷結果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式: =if(A2

例如,如果輸入: =if(A2<60,“不及格”,if(A2

如果輸入 =if(A2<60,“差",if(A2<=70,“中”,if(A20,SUM(A1:A5),0)此式就利用了嵌套函數,意思是,當A1至A5的和大于0時,返回這個值,如果小于0,那么就返回0。還有一點要提醒你注意:以上的符號均為半角,而且IF與括號之間也不能有空格。

4、自定義格式

Excel中預設了很多有用的數據格式,基本能夠滿足使用的要求,但對一些特殊的要求,如強調顯示某些重要數據或信息、設置顯示條件等,就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型:正數格式,負數格式,零格式,文本格式,在這個通用模型中,包含三個數字段和一個文本段:大于零的數據使用正數格式;小于零的數據使用負數格式;等于零的數據使用零格式;輸入單元格的正文使用文本格式。我們還可以通過使用條件測試,添加描述文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應用。

(1)使用顏色 要在自定義格式的某個段中設置顏色,只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為:[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色,其中X是1至56之間的數字,代表56種顏色(如圖5)。
圖5

(2)添加描述文本 要在輸入數字數據之后自動添加文本,使用自定義格式為:"文本內容"@;要在輸入數字數據之前自動添加文本,使用自定義格式為:@"文本內容"。@符號的位置決定了Excel輸入的數字數據相對于添加文本的位置。

(3)創建條件格式 可以使用六種邏輯符號來設計一個條件格式:>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于),如果你覺得這些符號不好記,就干脆使用“>”或“>=”號來表示。

由于自定義格式中最多只有3個數字段,Excel規定最多只能在前兩個數字段中包括2個條件測試,滿足某個測試條件的數字使用相應段中指定的格式,其余數字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試,則要根據不同的情況來具體分析。

自定義格式的通用模型相當于下式:[>;0]正數格式;[50000] $#,##0.00_);[紅色][999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到,使用條件格式,千分符和均勻間隔指示符的組合,不用增加公式的數目就可以改進工作表的可讀性和效率。

另外,我們還可以運用自定義格式來達到隱藏輸入數據的目的,比如格式";##;0"只顯示負數和零,輸入的正數則不顯示;格式“;;;”則隱藏所有的輸入值。自定義格式只改變數據的顯示外觀,并不改變數據的值,也就是說不影響數據的計算。靈活運用好自定義格式功能,將會給實際工作帶來很大的方便。

5、繪制函數圖象

做教學工作的朋友們一定會遇到畫函數曲線的問題吧!如果想快速準確地繪制一條函數曲線,可以借助EXCEL的圖表功能,它能使你畫的曲線既標準又漂亮。你一定會問,是不是很難學呀?其實這一點兒也不難,可以說非常簡便,不信你就跟我試一試。

以繪制y=|lg(6+x^3)|的曲線為例,其方法如下:在某張空白的工作表中,先輸入函數的自變量:在A列的A1格輸入"X=",表明這是自變量,再在A列的A2及以后的格內逐次從小到大輸入自變量的各個值;實際輸入的時候,通常應用等差數列輸入法,先輸入前二個值,定出自變量中數與數之間的步長,然后選中A2和A3兩個單元格,使這二項變成一個帶黑色邊框的矩形,再用鼠標指向這黑色矩形的右下角的小方塊“■”,當光標變成"+"后,按住鼠標拖動光標到適當的位置,就完成自變量的輸入。

輸入函數式:在B列的B1格輸入函數式的一般書面表達形式,y=|lg(6+x^3)|;在B2格輸入“=ABS(LOG10(6+A2^3))”,B2格內馬上得出了計算的結果。這時,再選中B2格,讓光標指向B2矩形右下角的“■”,當光標變成"+"時按住光標沿B列拖動到適當的位置即完成函數值的計算。
圖7

繪制曲線:點擊工具欄上的“圖表向導”按鈕,選擇“X,Y散點圖”(如圖7),然后在出現的“X,Y散點圖”類型中選擇“無數據點平滑線散點圖”;此時可察看即將繪制的函數圖像,發現并不是我們所要的函數曲線,單擊“下一步”按鈕,選中“數據產生在列”項,給出數據區域,這時曲線就在我們面前了(如圖8)。
圖8

需要注意:如何確定自變量的初始值,數據點之間的步長是多少,這是要根據函數的具體特點來判斷,這也是對使用者能力的檢驗。如果想很快查到函數的極值或看出其發展趨勢,給出的數據點也不一定非得是等差的,可以根據需要任意給定。

從簡單的三角函數到復雜的對數、指數函數,都可以用EXCEL畫出曲線。如果用得到,你還可以利用EXCEL來完成行列式、矩陣的各種計算,進行簡單的積分運算,利用迭代求函數值(如x^2=x^7+4,可用迭代方法求x值),等等,凡是涉及計算方面的事,找EXCEL來幫忙,它一定會給你一個滿意的答案。

6、自定義函數

雖然Excel中已有大量的內置函數,但有時可能還會碰到一些計算無函數可用的情況。假如某公司采用一個特殊的數學公式計算產品購買者的折扣,如果有一個函數來計算豈不更方便?下面就說一下如何創建這樣的自定義函數。

自定義函數,也叫用戶定義函數,是Excel最富有創意和吸引力的功能之一,下面我們在Visual Basic模塊中創建一個函數。在下面的例子中,我們要給每個人的金額乘一個系數,如果是上班時的工作餐,就打六折;如果是加班時的工作餐,就打五折;如果是休息日來就餐,就打九折。首先打開“工具”菜單,單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”,進入Visual Basic編輯環境,在“工程-VBAobject”欄中的當前表上單擊鼠標右鍵,選擇“插入”-“模塊”,在右邊欄創建下面的函數rrr,代碼如下: Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function (如圖9)。
圖9

這時關閉編輯器,只要我們在相應的列中輸入rrr(F2,B2),那么打完折后的金額就算出來了(如圖10)。
圖10

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作者:admin | Categories:軟件使用 | Tags:

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