Question to say "I can!"

怎樣寫電子郵件更有效[How to Write E-mail]

2012-05-18

有效的會議并不能解決大部分的溝通問題,相反,電子郵件才是那低調但是著實影響著推動和溝通效率的罪魁禍首。但是,電子郵件卻往往不可或缺,即使我們有大量的會議,面對面工作,人手一部電話,電子郵件依然非常重要。

這是因為,電子郵件能夠將事情書面化,沉淀聲音,落實決策,能夠不受人在不在場影響,能夠更加廣泛知會信息、征詢建議。

所以,發送有效的電子郵件,能夠:

提升我們的工作效率——讓郵件更加有效得到反應,讓事情更加有效得到推動;

增強我們的影響力與專業性——郵件的覆蓋面更加廣泛,一封簡介利落重點突出的郵件會讓你的合作伙伴對你的印象更加好。

一起來學習讓郵件發送得更加有效吧!今天,就一位同事的Email做出了部分的建議,也分享出來,供各位拍磚。其實,我相信每個人都可以總結出這些顯而易見的道理,只是:“知道容易做到難”。記錄在此,也算自我備忘。

幾個重要的假設前提:

很少有人愿意閱讀長郵件——除非你告訴他不讀會怎么樣,賦予他責任。

很少有人愿意無理由主動做什么事情——特別可做可不做時,除非價值觀特別好,喜歡多管閑事。

很少有人會仔細閱讀你的郵件——千萬不要發一封面向很多人的郵件,然后指望大家都在里面仔細閱讀找出你期待他做什么事情。

不好的郵件特征:

寫成散文,長而枯燥,又期待人去閱讀——這是不現實的。

重點不突出,反而依賴收件人去提取關鍵信息:時間、行動、目標。

群發,導致郵件無針對性——《影響力》一書的觀點時,如此會導致責任感被稀釋和分散,發送的人越多,真正有價值的回應會越少。

與此對應,好的電子郵件應該讓收件人一眼就掃到重點:是什么,作為收件人,我需要在什么時間做什么。

辦公室郵件的作用,大概有以下幾種(私人郵件不在其列):

通知事情發生——如項目發布通知與預發布通知,決定我們已經做了,寫郵件只是通知你們,你們是否回應一點都不重要,但是只要沒說沒收到就好。

征詢意見——決定未正式做,或者只是有個想法,希望大家給出意見和建議,你們的回應與否,尤其是回應的質量對于事情的推動進度非常重要。

純粹分享——FYI型郵件(For your information),我覺得有趣或者有用的東西,發給各位參考,通常我會期待一個“謝謝”,但是沒有也沒關系。即使這種郵件不重要,也確保不要讓大家讀完才發現原來是FYI類型郵件,而是在一開始就說明白:分享某某某。

要求確認和拍板——重要!一定要得到收件人,尤其是里面的關鍵人物的明確意見,否則事情無法開展,可能會造成延時和其他后果。

邀約——一般是會議和討論的邀約,會被收件人登記到備忘錄里,建議此類郵件在標注清楚時間、地點、主題、內容的同時,使用OutLook的會議邀請系統發送。

[說明]一般在工作里,“征詢意見”和“要求確認拍板”的郵件會占多數。這兩種郵件都需要針對性的技巧。在工作中,我發現有些同學容易把“要求確認和拍板”的郵件誤發送成為“征詢意見”的郵件。明明期限都到了,事情無法落實,一看原來是確認郵件無人響應,收件人不理解事情的重要程度,看似紛紛程觀望狀態,發送人又不給力去進行催促。所以到了點,發現決策無法達成。

如果你要發送的郵件屬于“要求確認和拍板”類型的,請先檢查事情是否已經經過了幾輪的公開討論,確實已經到了確認階段,其次,請在郵件里標明下一步的行動,若你們不確認,事情將會如何如何做等等。給出你希望得到最終答復的時間點。如有必要,請將你期望得到答復的人名附上,并強化指出。

發送之前,你需要做什么:

知道你的目標——知道你的郵件類型是什么,在什么時間、方式、達到什么樣的目標,你必須得知道這封郵件你是期望得到如何的結果,如果不得到,會對你的工作造成什么影響

篩選收件人——在收件人的名單里,有哪些人是你需要得到明確態度的(發郵件后立即跟蹤他!),有哪些人是你希望得到建議的(發郵件后立即征詢他!),有哪些人是無關緊要的參考者,有哪些人反而不發表意見比較好(否則你的群回郵件得到了來自無關緊要的人的反對意見,反而會讓你束手無措,因為一旦有反對意見提出,你必須給予響應,因此事情無法推動!)

[原則]精簡名單,只發給關鍵人物,即那些會左右事情進程或能夠給出有價值的建議的人。當然,在項目前期討論階段,你可以發給更多的人,前提是:你必須有足夠的意見管理能力,不至于被各種意見左右。

寫清楚——沒有人愿意讀長郵件,除非是讓人愛看不看的FYI型郵件。清楚不是指字體要放大,而是以下幾點信息的快速傳遞:

A. 這是什么事情?(What)

B. 計劃在什么時間做?以及原因。(Why and Plan)

C. 作為接收方,我要做什么?(Action)

D. 我要在什么時間做?(Deadline)

E. 我如何不做會如何?我如果做了會有什么價值?

更多技巧:

避免在周一和周五發送重要郵件:否則你的郵件會被淹沒在垃圾郵件里,有可能被忽視。

郵件和口頭、電話是好朋友:即使發送了郵件,也別忘記了口頭或者電話方式告知重要人物,這會提升他對于郵件的響應速度。郵件其實作為正式文本和備忘信息。

作者:admin | Categories:技術人生 | Tags:

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