Question to say "I can!"

做好PPT的5秒原則

2012-01-16

分享秋葉老師的文章——談李開復博士的“做好PPT的5秒原則”

 

大家都知道IT牛人@李開復 博士也是演講達人,在今年11月份他在微博上發了幾條“教你如何做好PPT”的微博,大受歡迎。我們先來看看李開復博士的觀點,為什么能讓大家如此認同?他的觀點是否都有道理?特別是在開復博士自己的演講PPT中,是否也體現了他的觀點?秋葉也想對此談談自己的一家之見,算是拋磚引玉,和PPT愛好者的朋友們共同探討爭鳴。

李博士的微博評點PPT是由這樣一條微博引發的:Khosla Ventures創始人Vinod Khosla之前是頂級VC KPCB的合伙人,對給VC做融資的創業者,他提出“5秒原則”:打開一頁幻燈片,5秒后關掉,觀眾還能描述其中的內容。別在幻燈片上堆砌太多文字、圖片,而同時你還在不停地講,聽眾眼睛和耳朵很難同時處理信息。記住幻燈片是用來輔助演講的,而不是干擾!

李博士顯然是非常贊同“5秒原則”,他前兩條微博就針對如何符合"5秒原則"提出了一些具體的的建議:

1)標題不超過10個字,涵蓋這頁幻燈片主旨,如果只讀每頁的標題,能夠理解你的演講;2)一張一目了然的圖,不須思考,自然地支撐這頁的主旨;3)每個重點一行講完,不許換行;4)深記是用幻燈片支撐點綴你的口才,而非反之!

開復博士還特別強調每頁標題盡量不超過10個字,且必須涵蓋當頁主題,標題要一行寫完,絕對不可換行回車,否則聽眾的眼睛便要回車,無形中增加了認知負荷。

5秒原則在演講場合通常都是對的。假如PPT上的內容不能讓人一眼看到主題,并有助理解主題,要么會讓聽眾分散注意力去理解PPT內容而忽視演講者的發言,要么會讓聽眾對演講內容失去興趣。

5秒原則在PPT設計中有一種檢測的方法叫“瞇眼測試”,意思是假如你瞇著眼睛看一頁PPT,哪怕看不清頁面小字或者某個圖表細節,但聽眾依然知道你的PPT傳遞的主題,那么這一頁PPT可以認為是通過了瞇眼測試。要讓一頁PPT通過瞇眼測試,最簡單的方法就是簡化標題的字數,強化標題的文案。

我們可以看看李開復博士在2011年中國移動互聯網大會一張演講PPT來理解下這個概念,這頁PPT題非常明確點出一個關鍵詞:動力,這個關鍵詞是呼應上一頁解釋的內容,為什么安卓手機將在中國一騎絕塵?

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其后的標題就是答案:Android低端手機今年降至1000元。無論下面的內容如何,這個標題都可以通過瞇眼測試。

當然這頁PPT上的圖文也一目了然讓聽眾了解到低端產品的樣式,配置和價格,但是遺憾的是,在配置和價格下開復博士還想解釋為什么低端手機可以降至1000元,這就造成一個問題,頁面信息過載。要知道僅僅通過5秒鐘理解一個流程圖是有困難的,何況還是在上面有個極醒目的手機外形圖和價格分散我們眼球的注意力的情況下?

而且這頁PPT標題描述的是價格下滑這個現象,而不是價格下降的原因。我猜測互聯網大會的聽眾也許更想了解的是價格下降的理由,那么標題就應該概括為“產業鏈縮短,硬件門檻降低,千元安卓手機爆發”更合適。

從5秒原則出發,這頁PPT還可以進一步簡化,首先標題可以簡化為:

動力:Android低端手機降至1000

在演講現場,所有人看到實物圖就知道你講的是當前手機價格,而不是未來價格,其次降至1000元本來就是談價格,沒有必要在標題上加上這兩字強調。這樣整個標題控制在14個漢字長度,而且刪除了兩個分散注意力的概念(價格和今年)。最后展示給聽眾的是一個非常簡單主謂賓結構句子,這也是做PPT要求的簡單完整句:結構簡單,語義完整無歧義。

這頁PPT不符合5秒原則的最大問題把價格下降的原因也放在一頁PPT上,造成信息過載,也許李博士是擔心PPT頁面過多會拉長了演講時間。而我的經驗是造成演講時間過長的原因不是你的PPT頁數,而是你想講的內容到底有多少點。假如能控制住演講要點數量,我反而愿意多設計幾頁PPT來強化我的演講內容,所以我改造后的PPT只展示一個事實:價格下降,然后我們就可以用另一頁PPT繼續展開造成這個事實的原因,這樣,兩頁PPT的標題和內容都可以對應,在5秒鐘內真正為聽眾所理解和接受。

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李開復博士微博還建議寫標題時要讓你的題目講你的故事,最好是把所有的標題串聯起來,只讀題目,就可以大致了解你的演講內容。如此,聽眾只需關注標題輔聽即可,不必再專注地閱讀延展內容。對于PPT的內容開復博士也建議第一要牢記PPT只是輔助你口才的工具,絕對不可讓其喧賓奪主,每個PPT最好讓聽眾“不經思考”就能看懂。第二PPT上每條最多4點,每點最多10個字,每條句子盡量使用同樣的語法的句子,這樣更容易被聽眾理解。

我想開復博士的下面一頁PPT很好體現了這一點,標題說明創業門檻降低,然后一張圖一目了然解釋了構成成本的結構都呈下降的趨勢,這樣聽眾很自然被引導去聽開復博士提供更多信息解釋為什么這些成本能夠下降。要是去掉那個下面的有點奇怪的計算公式,本來是相當完美的一頁PPT。

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但是另外一頁開復博士就沒有完全遵守自己的建議:

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這頁PPT其實一個目錄頁面,采用了一張非常有沖擊力的圖片強化漫延的概念,但是很遺憾。好像來自2012的末日洪水不見得能和“漫延”建立聯想,而上面六個目錄排版用了過多的顏色,使聽眾的注意力都在顏色上,而不是內容上,何況這個標題目錄多達六行,而且每一行注意看,都沒有做到上下對齊。

這六個標題分別是:

1、 設備的漫延:Android將在中國一騎絕塵

2、 用戶的漫延:從5000萬核心用戶向13億高速擴散

3、 娛樂的漫延:智能移動設備幫助游戲覆蓋數億普通用戶

4、 內容的漫延:UGC使移動設備的內容更多、更快、成本更低

5、 消費的漫延:24小時甚至統治用戶的消費決策

6、 創業者的漫延:門檻降至史上最低

我想作為一個分類來闡述觀點已經相當完整,但是作為整個PPT這 個目錄并非是一個好故事。其實我覺得比“漫延”更好的故事概念是“引爆”,低價引爆設備升級,設備擴展導致用戶群基數快速倍增,智能化設備引爆更具互動性 的娛樂和內容服務,甚至而設備的移動性將引爆消費者新的購買習慣,這些將引爆一個新的行業,這是創業者的機會。看起來,這樣講故事更容易引爆現場一點點, 恰好“引爆點”又是一個非常有名的商業概念,干嘛不順手借用?

好的故事其實不過是重復你大腦里面已經有的故事結構,但是灌注了新鮮的內容,這就好比小孩子,總是愛聽同樣的童話故事。

順便說一下,其實字多一樣可以出閱讀視線清晰的PPT,我這里隨便列一個例子,下頁PPT的字夠多吧,每行很多也超過十個字吧?我想閱讀起來沒有什么問題,因為我用對比強化的方式突出了重點信息。

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開復博士還建議PPT中不要經常使用音樂,那樣會顯得很幼稚;不要用太花哨動畫,以免喧賓奪主;還建議PPT頁面切換一定要從左到右,從上到下,因為從小看書看報都是這樣,聽眾自然覺得舒服。那些飛來飛去的古怪動畫很不自然,看起來別扭。

這個觀點我表示嚴重不同意。在商業PPT中很多人還不擅長恰如其分使用配樂和動畫,好的動畫一如蘋果產品,設計很復雜,但展示出來很自然流暢。不過普通人往往缺乏PPT動畫設計訓練,掌握不好關鍵點,所以參考李博士意見也無妨。

至于頁面切換一定要從左到右,從上到下,這就不對了,人的眼睛是可以被很多元素牽引的,對角線切換,90度轉向,走馬燈切換,都是大家接受的形式,不必拘泥只從左到右,或者從上到下。在2010版中,微軟的動畫切換功能大大增強,好好利用可以創造出很多不同的效果。

建議大家去優酷搜索關鍵詞“給大學新生的十個建議”,就可以看到秋葉最新分享的一個作品,采用了Powerpoint2010版本里面內置的滑動對稱左右交替換頁動畫,我覺得效果比單純從左到右好得多。

坦率說李開復博士演講水平還是非常高的,我覺得比他的PPT水平要好很多。這也說明永遠不要讓PPT成為演講的主角,演講的主角永遠是演講者自己。

 

作者:admin | Categories:技術人生 | Tags:

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