Question to say "I can!"

用word和excel批量打印技巧

2010-09-08

WORD郵件合并打印EXCEL數據制作大量獎證、獎狀、準考證、成績單、明信片、信封等個人報表

在學校工作,難免會遇到各種證書打印。有很多證書是同類的,比如運行會的獎證,三好學生等等。這不全縣三教征文結果出來了,一看550人的龐大隊伍,這要是寫或者人工排版,不定要劃好長時間,對我這樣的懶人來說寧肯劃一天時間來研究一下偷懶的辦法來完成半天的工作的,好在這次劃的時間并沒那么久,欣喜之余拿出來分享一下!

設計思路:建立兩個文件一個Excel電子表格存放姓名和獲獎等次等信息,一個WORD文件作為證書樣版調用電子表格中的姓名和獲獎信息,保持打印的格式一致!

采用的方法:WORD的郵件合并功能

實施步驟:

1、創建電子表格,因為我的電子表格是從長陽教育網下載的結果公示,已包含了獲獎者的姓名、論文題目以及獲獎等次等信息,因為要調用,標題以及不規范的非獲獎記錄行都要刪除整理一下如圖所示。

以上只列出了Sheet1工作表部分名單,在整理過程中要刪除空白行或無意義的行,以免出錯!以上文件整理好以后以book1為名保存到桌面備用。

2、打開WORD2003文字處理軟件(2000版可能有所不一樣),在“工具”菜單中選擇----“信函與郵件”菜單----“郵件合并”

3、出現郵件合并向導:

選擇右邊向導中的“信函”復選框,下一步“正在啟動文檔”----默認的“當前文檔”----下一步“選取候選人”----默認“使用現有列表”----下一步:“撰寫信件”,到這里一直是下一步,到了這里,要選取數據源了,出來一個瀏覽窗口。

找到桌面上這個備用的電子表格文件,“打開”:

因為我們整理的數據在工作表1中,所以就選擇第一個表:

選擇表1所,我們要打印的數據出來了,“全選”后確定。這個數據表就可以使用了,下面接著講如何安排這些數據到WORD中。

4、設計WROD中的格式:

接上面,點選數據源以后,繼續下一步“撰寫郵件”,這時是在WORD中編輯,有的文字是固定的,我們可以直接打上去,有的是變化的,比如姓名和論文題目,是要打一張變一個的,就要用到右邊的“其他項目”插進去。

點擊其他項目插入姓名、論文題目和獲獎等次變量:

選擇姓名,點插入,文中就出現了一個帶符號的<<姓名>>,“獲獎證書”這幾個字是固定的,就直接打上去,繼續插入<<題目>>、<<獲獎等級>>和中間固定的串詞:

下一步,預覽信件,證書上的字體和大小也可以調整一下先,如果合適就可以打印一張出來比對一下位置:

5、后續調整:

因為證書不是標準的A4大小,在紙張設置上進一步調整,有的證書上面有固定文字的,還要進一步設計填空的位置和大小。等一張做成熟之后,點擊“完成合并”這時直接打印WORD還是只能打印一份的,如果全順次打印出來,還要點選右邊的合并項中“打印...”或者“編輯個人信件”前面是直接合并到打印機,一個一個打印出來,如上圖,后面一個是把電子表格中的所有記錄生成一個WORD文件,可以生成后在WORD中按常規方法打印。

結語:微軟辦公系統只有想不到,沒有辦不到。這是我常掛在嘴邊的一句話,由此想到上次教育人事工資的報表打印,也是電子表格的,不過那是一對多的關系,也許部分表格也是可以通過這個功能來實現的。但是最簡單的還是處理一下單表的調動打印吧!以后用不著做報表程序了!

作者:admin | Categories:軟件使用 | Tags:

一條評論

  1. 雷雷說道:

    不錯~~~ 說得很詳細 ,,很到位,,,, 學到了,,用上了· · 贊。。。。

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