→ 左岸讀書,一如既往。

要有屬于自己的GTD

2015-08-25 . 閱讀: 3,335 views

人們說時間像海綿里的水,擠擠就會有的。當你的一天因為沒有被安排好,在雜亂無章的工作計劃中被荒廢時,你還從海綿中擠出那點可憐的時間,有什么意義呢?所以不要總去想著擠時間,而是要去想如何高效的管理你的時間。

時間管理不是成功的唯一方法,但它一定是通往成功之路的方法之一。高效的時間管理可以讓你有高效的一天,可以幫你高效的完成任務,可以讓你在相同的8個小時工作時間里,獲得更大的效益。

GTD(Getting Things Done)中信出版社的中文翻譯是《盡管去做:無壓工作的藝術》聽起來好像就是在號召大家去做吧,像極了雞湯,還是治愈拖延癥的雞湯;而我喜歡的是他臺灣版翻譯《搞定:2分鐘輕松管理工作與生活》——說的就是一種解決辦法的思路,是在足夠認知基礎上的一種工作方式,讓工作更有序更高效!

GTD可以分為收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟(沒錯,就是這五個步驟,幾乎所有的中英文資料中都是回顧在行動之前)。最開始我是嚴格的按照這幾個步驟安排我的學習和生活,仿佛GTD就是我人生的救星!每天花費大量的時間去思考我的工作應該怎么匹配其中的各個步驟;花很長的時間去組織和回顧;堅定的去行動!但我慢慢地發現我更忙了,沒有時間去休息,去玩耍,去運動……我覺得除了學習之外的任何事情都是在浪費時間,我也如同一個精準的時鐘一樣按照安排的日程表一點一點的完成我的復習。

這種狀態怎么形容嗯?對了,就是別人常常形容我們這些時間管理愛好者們的稱呼——時間狗!那時候的我真的成了時間的奴隸,GTD就像一個狗鏈子,還是黃金鑲鉆的狗鏈子,套在了我的脖子上!掙脫不了掉,奄奄一息。

后來,慢慢地我發現,其實我犯了兩個嚴重的錯誤。

  • 第一:我只是時間管理,而不懂得精力管理。
  • 第二:我沒有自己的GTD方法。

GTD只是一部分人將他們的處理工作的方式進行流程化和規范化。我不否認這種方式的結果是不是真的能Getting Things Done,但是這種普適性的東西難免有太多的限制,死板的教條主義永遠都是落后與低效的代名詞。

現在我的精力管理和GTD都有了更深的認知,形成了屬于我自己的“GTD”!

搜集——處理——行動——回顧。

第一步:搜集。

搜集就是將我腦子中閃過的任何念頭、想法、任務……等等都統統拿出來,放到一個inbox中,清空我的大腦。

第二步:處理。

處理=整理+組織。我的理解就是我的inbox里面的任務是不是要做?誰來做?什么時候做?怎么做?多問自己幾個問題,然后進行妥善安排。如果是今天做,問題又來了,這件事情是不是重要?是不是緊急?根據“要事第一”的法則將這些事情安排到四象限中。
p.s.需要注意的是,并不是任何事情都可以往重要且緊急中放!原則上緊急的事情不能超過3條,一旦超過3條,你的工作將會處于緊張急迫的狀態!

處理每一件任務的時候,又得問幾個問題,這件事情需要做哪些步驟,形成一個清單;有什么注意事項,形成備忘!

第三步:執行。這才是“盡管去做”!

我喜歡的執行順序是從四象限按照重要緊急—緊急不重要—重要不緊急—不重要不緊急。

當然我也并不是完全按照死板的順序去做的,偶爾工作的轉換可以是一種放松方式——比如中午午休過后,我并不會直接做重要的事情,而是會先做一件小的不重要不緊急的事情來調節,將自己從午休的狀態轉換到工作狀態中;當然也有很多時候我們會被各種各樣的事情打斷,可能是老板的新任務,朋友的私人電話等,這個時候打斷結束之后我會將這新的日程再次進行安排,然后繼續原來的工作。

第四步:回顧。

《論語》中有云:吾日三省吾身。工作結束并不意味這一天的結束,你有什么收獲,有什么想法,遇到什么困難,明天有什么計劃?GTD中的回顧是固定周期的檢視,我做的是每天的日志如同佐藤傳的回顧是次日的“晨間日記”一樣,我也相信這種經驗的積累遲早會發生奇跡。

回顧才是最好的展望。我從來不沉湎于過去,我更加重視的是明天!
時間從來都不是用來管理的,我們沒有能力去奢求時間能夠被我們束縛,我們能做的只是自我管理,只是希望在時間走過的時候我們也在走著。時間是什么呢?金錢、成功、事業……都是,也都不是,時間是什么?就像津巴多《時間心理學》中寫的那樣“你用來做什么,時間就是什么!”

作者:崔彥發,GTD學習者,日事清聯合創始人;日事清(www.rishiqing.com)就是根據自己的理解開發的自我管理GTD軟件,希望大家能夠喜歡。

時間管理

左岸記:英國學者帕金森通過多年的調查研究,發現一個規律:“工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。”一個人可以在十分鐘內看完一份報紙,也可以看半天;一個程序員開發一個功能,可以兩小時完成,也可能花上一周的時間;項目經理制定計劃,可以半天完成,也可能一個月還不見影子......總之,只要還有時間,工作就會不停的擴展。

帕金森定律就像一個魔咒一個樣,困擾著很多人。它之所以起作用,表面上原因在于時間充裕,外部壓力太小。因賴床而上班遲到的人常有,但因賴床而誤飛機的則很少,因為誤機的后果很嚴重。因此,有必要對每件工作確定一個時間期限——dead line,一過這條線dead!給下屬安排工作時,這的確是一個好辦法,但對于管理者而言,約束別人容易,約束自己則很困難。即使工作到期,還可以告訴自己,再推遲幾天也沒關系,這件事情還可以讓某某來完成,即使到了dead line還可以說這件事其實不重要,少做一點沒關系。

歸根到底,還是在于我們的內心力量不夠強大,面對一點點的外部阻力,就變得消極懶散,不能自我驅動。截止日期是靠不住的,要靠只能靠自己,養成良好的習慣,主動給自己壓力和動力,戰勝心中的“懶惰小人”,才能真正解除這個“帕金森魔咒”。

崔彥發

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